Un état des lieux d'entrée rédigé « bon état général » ne vous protège de rien. C'est ce document, et lui seul, qui servira de point de comparaison à la sortie pour justifier une retenue sur le dépôt de garantie. Son contenu minimal est fixé par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 : neuf mentions obligatoires, dont une description précise de l'état des revêtements et des équipements, pièce par pièce.
Les neuf mentions obligatoires
Le décret impose que l'état des lieux d'entrée comporte au minimum le type d'état des lieux (entrée ou sortie), sa date d'établissement, la localisation du logement, le nom des parties et le domicile ou siège social du bailleur, et le cas échéant l'identité des personnes mandatées pour le réaliser.
S'y ajoutent les relevés des compteurs individuels d'eau ou d'énergie, le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès, la description précise pour chaque pièce de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement, et enfin la signature des parties.
Le décret précise que cette description peut être complétée d'observations ou de réserves, et illustrée d'images. La photo n'est donc pas un gadget : elle a une base réglementaire.
Le périmètre : tout ce dont le locataire a la jouissance exclusive
Le champ d'application couvre l'ensemble des locaux et équipements d'usage privatif mentionnés au bail dont le locataire a la jouissance exclusive. Cave, grenier, place de parking, garage, balcon, jardin : s'ils figurent au bail, ils figurent à l'état des lieux.
Le logement doit par ailleurs être vide de tous meubles et équipements, à l'exception de ceux mentionnés au contrat. En location meublée, l'état des lieux s'accompagne d'un inventaire et d'un état détaillé du mobilier, qui est un document distinct.
La check-list terrain, pièce par pièce
Compteurs et technique
- Index des compteurs d'eau froide, eau chaude, gaz, électricité — photographiés
- Tableau électrique : disjoncteurs, différentiel, présence de fusibles anciens
- Chaudière ou système de chauffage : modèle, date du dernier entretien
- Ventilation mécanique : présence, fonctionnement, état des bouches
Accès
- Nombre et destination de chaque clé remise : entrée, boîte aux lettres, cave, garage, local vélos
- Badges, télécommandes de portail, codes d'accès et d'interphone
Dans chaque pièce
- Sols : nature du revêtement, état, taches, rayures, lames décollées
- Murs et plafonds : nature, propreté, fissures, trous de fixation, traces d'humidité
- Menuiseries : fenêtres, volets, portes — fonctionnement, joints, serrures, poignées
- Prises, interrupteurs, points lumineux — testés un par un, pas supposés fonctionnels
- Sanitaires : robinetterie, joints, chasse d'eau, émail de la baignoire ou du receveur
- Cuisine : plaques, four, hotte, réfrigérateur si fourni — mise en marche vérifiée
La règle est simple : une mention est utile si elle permet, deux ans plus tard, de distinguer une dégradation d'un défaut préexistant. « Sol en bon état » ne le permet pas. « Parquet stratifié, rayure de 15 cm devant la fenêtre, photo 4 » le permet.
La vétusté : ce que vous ne pourrez pas facturer
Même parfaitement documenté, un état des lieux ne vous permet pas de tout retenir. Le décret de 2016 définit la vétusté comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et des équipements du logement. Elle reste à votre charge.
Les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'appliquer une grille de vétusté issue d'un accord collectif de location. Cette grille fixe, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement annuels qui viennent réduire le montant des réparations imputables au locataire.
Un bailleur qui n'a prévu aucune grille s'expose à discuter de la vétusté au cas par cas devant le juge, sans référentiel opposable.
Sans état des lieux d'entrée, qui est réellement protégé ?
Contrairement à une idée répandue, l'absence d'état des lieux d'entrée ne profite pas automatiquement au locataire. L'article 1731 du Code civil pose la présomption inverse : à défaut d'état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel.
Mais l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 neutralise cette présomption pour la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'acte ou à la remise d'un exemplaire. Comme c'est le bailleur qui organise la remise des clés, c'est en pratique lui qui perd le bénéfice de la présomption.
Et la présomption ne dispense de rien : il faut toujours prouver la dégradation à la sortie. Sans point de comparaison écrit, cette preuve est presque impossible à rapporter.
Que faire si le locataire refuse ou ne se présente pas
L'état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers qu'elles mandatent, en autant d'exemplaires que de parties, lors de la remise des clés, et il est joint au contrat de location.
S'il ne peut pas être établi dans ces conditions, il est dressé par un commissaire de justice à l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre bailleur et locataire. Les parties doivent en être avisées au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception. Ne signez jamais un état des lieux « rétroactif » : faites constater.
Les 10 jours, et le premier mois de chauffe
Le locataire peut demander au bailleur de compléter l'état des lieux d'entrée dans un délai de dix jours à compter de son établissement — et non de la remise des clés, si les deux dates diffèrent. Si vous refusez, il peut saisir la commission départementale de conciliation.
Un second délai est souvent oublié : pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage. Pour un bail signé en juin, ce droit s'ouvre donc à l'automne, plusieurs mois après l'entrée dans les lieux. Anticipez-le en documentant les radiateurs dès l'entrée, même hors saison.
Les quatre erreurs qui coûtent cher à la sortie
- Les mentions génériques — « bon état », « propre », « RAS ». Elles ne prouvent rien et se retournent contre vous.
- Photographier uniquement les défauts — photographiez aussi ce qui est intact. C'est ce qui prouvera la dégradation ultérieure.
- Oublier les annexes — cave, parking, jardin relèvent du même document dès lors qu'ils sont au bail.
- Ne pas remettre son exemplaire au locataire — le défaut de remise est sanctionné au même titre que l'absence d'état des lieux.
Ce que Kwitance fait pour vous
Le module état des lieux de Kwitance est conçu pour le terrain : saisie tablette et mobile, sauvegarde automatique en continu y compris en cas de perte de réseau, photos rattachées à chaque pièce. Les neuf mentions du décret sont pré-structurées, les annexes sont traitées comme des pièces à part entière.
À la signature, le document est figé : plus aucune modification n'est possible. Le PDF est horodaté, envoyé aux deux parties, et vérifiable publiquement via son lien de contrôle — de quoi établir, en cas de litige sur le dépôt de garantie, que le document produit est bien celui qui a été signé.
