Quel est le délai légal de restitution ?
Conformément à l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989, le délai légal de restitution est de 2 mois maximum à compter de la remise des clés — en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
En pratique, si l'état des lieux de sortie est identique à l'état des lieux d'entrée et qu'aucune somme n'est due, restituer sous 1 mois est la norme. Dès qu'une retenue est envisagée ou que des différences sont constatées, vous disposez du délai de 2 mois pour rassembler les justificatifs.
Que se passe-t-il si vous dépassez le délai ?
Si vous ne restituez pas le dépôt dans les temps, une pénalité s'applique automatiquement : 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard entamé. Un mois entamé compte pour un mois entier — même si vous restituez le 62e jour après un délai de 2 mois.
Exception : la pénalité ne s'applique pas si le retard est causé par le locataire lui-même — notamment s'il n'a pas communiqué sa nouvelle adresse lors de la remise des clés, conformément à ce que précise service-public.fr.
Ce que vous pouvez légalement retenir
Vous pouvez déduire du dépôt les sommes correspondant à des manquements réels et justifiés du locataire. Les retenues autorisées :
- Loyers et charges impayés
- Réparations locatives non effectuées par le locataire
- Dégradations au-delà de l'usure normale
- Frais de nettoyage si le logement était sale à la remise des clés
- Provision pour charges de copropriété, plafonnée à 20 % du dépôt
Chaque retenue doit être justifiée par une facture définitive, pas seulement un devis. Un juge peut considérer qu'un devis seul est insuffisant. La charge de la preuve vous incombe en tant que bailleur : réalisez les travaux avant la restitution et conservez les factures. Si vous effectuez vous-même les réparations, vous ne pouvez facturer que le coût des matériaux — pas votre temps de travail.
Ce que vous ne pouvez pas retenir
La vétusté — l'usure normale liée au temps — ne peut jamais être imputée au locataire. Une peinture qui a blanchi en 8 ans, un parquet qui a pris du jeu, une moquette usée : c'est la vie normale du logement, pas une dégradation.
Si vous avez annexé une grille de vétusté au bail, elle fait foi pour calculer la part réelle à la charge du locataire. Sans grille, c'est le juge qui tranche — et il tranche rarement en faveur du bailleur sur ce point.
Comment constituer un dossier solide en cas de litige ?
La solidité de votre position repose sur trois éléments :
- Un état des lieux d'entrée et de sortie précis, avec photos datées et signatures des deux parties
- Des factures — pas des devis — pour chaque retenue effectuée
- Un courrier de restitution détaillé envoyé en recommandé, listant chaque somme déduite et sa justification
Un état des lieux imprécis ou non signé est le premier motif de condamnation du bailleur devant le tribunal judiciaire.
Que faire si le locataire conteste ?
En cas de litige, deux recours existent avant le tribunal :
- La Commission Départementale de Conciliation — gratuite, règlement amiable
- L'injonction de payer devant le tribunal judiciaire — si la conciliation échoue
Ce que Kwitance fait pour vous
Kwitance génère l'état des lieux d'entrée et de sortie avec photos horodatées et signatures numériques des deux parties. En cas de litige sur le dépôt de garantie, vous disposez d'un document PDF certifié et infalsifiable — une preuve solide devant un juge. Le suivi des loyers impayés et la validation des paiements sont intégrés au même outil, pour que la situation des comptes soit claire au moment de la restitution.
