Les charges récupérables obéissent à une liste limitative fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : ce qui n'y figure pas reste définitivement à votre charge, quelle que soit la clause du bail. Mais l'erreur la plus coûteuse n'est pas d'y inscrire une dépense non récupérable — c'est de ne pas respecter le formalisme de l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Sans justificatifs, la Cour de cassation considère les charges comme non justifiées, et les provisions doivent être remboursées.
Les rubriques de la liste limitative
L'annexe du décret organise les charges récupérables par rubriques. Voici les principales, avec ce que les bailleurs individuels oublient le plus souvent :
- Ascenseurs et monte-charge — électricité, exploitation, petites réparations, dépannage sans remplacement de pièces
- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif — consommations des parties privatives et communes, combustible, exploitation et entretien courant des installations
- Installations individuelles — c'est la rubrique la plus souvent oubliée : entretien courant et menues réparations du chauffage individuel et de la production d'eau chaude, ramonage, distribution d'eau dans les parties privatives
- Parties communes intérieures — électricité, produits d'entretien, entretien de la vitrerie et des tapis, personnel d'entretien
- Espaces extérieurs — allées, pelouses, massifs, arrosage, éclairage extérieur
- Hygiène — fourniture de sacs et récipients, désinsectisation, dératisation
- Équipements divers — interphone, portes automatiques, VMC, compteurs individuels
- Taxes et redevances — taxe de balayage et taxe d'enlèvement des ordures ménagères
La TEOM est effectivement l'une des charges les plus fréquemment oubliées par les bailleurs particuliers : elle figure sur votre avis de taxe foncière, mais elle est intégralement récupérable.
La règle du gardien : 75 %, 40 % ou rien
C'est le poste où se joue l'essentiel des sommes en immeuble collectif, et la règle est méconnue. Lorsque le gardien ou le concierge assure, conformément à son contrat de travail, à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, sa rémunération et les charges sociales et fiscales afférentes sont récupérables à hauteur de 75 %.
S'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches, le taux tombe à 40 %. S'il n'assure ni l'une ni l'autre — surveillance ou distribution du courrier uniquement — rien n'est récupérable. Le calcul exclut les avantages en nature, notamment le logement de fonction. Les dépenses d'encadrement technique du gardien, elles, sont récupérables à hauteur de 10 %.
Vérifiez ce point sur le décompte du syndic : une erreur de taux se répète chaque année.
Ce qui n'est jamais récupérable
- La taxe foncière — jamais récupérable en location d'habitation, seule la TEOM qui y figure l'est
- Les honoraires du syndic de copropriété
- L'assurance de l'immeuble et l'assurance propriétaire non occupant
- Les grosses réparations au sens de l'article 606 du Code civil : toiture, ravalement, remplacement de la chaudière collective, réfection des canalisations
- Les travaux d'amélioration et de rénovation énergétique
- Les frais de procédure et le remplacement d'équipements
La ligne de partage est simple : l'entretien courant et les menues réparations sont récupérables, le remplacement et l'amélioration ne le sont pas.
Provisions ou forfait ?
En location nue classique, les charges se récupèrent au réel, généralement via des provisions mensuelles régularisées au moins une fois par an. Le forfait n'y est pas admis.
Le forfait est en revanche possible en location meublée et en colocation, nue ou meublée : montant fixe versé avec le loyer, sans complément ni régularisation ultérieure. Il doit être fixé en fonction des charges réellement exigibles et ne pas être manifestement disproportionné. Simplicité maximale, mais vous absorbez tout dépassement.
Le formalisme de la régularisation : là où tout se joue
Trois obligations conditionnent votre droit à réclamer un solde :
- Un mois avant la régularisation, communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre locataires — plus, le cas échéant, la note d'information sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs.
- Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, tenir les pièces justificatives à disposition du locataire dans des conditions normales.
- Sur demande, transmettre le récapitulatif des charges par voie dématérialisée ou postale.
La sanction n'est pas théorique. La Cour de cassation juge qu'à défaut de communication des documents justificatifs, les charges ne sont pas justifiées et les provisions doivent être remboursées. Un juge ne peut pas condamner un locataire au paiement d'un arriéré de charges sans constater que le bailleur a tenu les pièces à sa disposition.
Régularisation tardive : le locataire peut étaler
Si la régularisation n'intervient pas avant le terme de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire est en droit d'exiger un paiement échelonné sur douze mois. Concrètement, une régularisation des charges 2024 effectuée en 2026 ouvre ce droit.
Une régularisation systématiquement tardive peut par ailleurs être analysée comme une exécution de mauvaise foi du contrat. Le retard n'est donc pas neutre. L'ADIL détaille les conséquences d'une absence de régularisation.
Départ du locataire et dépôt de garantie
Point utile en copropriété : lorsque le locataire quitte le logement avant que vous soyez en mesure de procéder à la régularisation annuelle, vous pouvez conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de la copropriété. Le solde doit ensuite être restitué dans le mois qui suit.
La prescription : trois ans
Toute action relative aux charges se prescrit par trois ans. La règle joue dans les deux sens : vous pouvez réclamer un solde oublié sur cette période, et le locataire peut contester ou demander le remboursement de charges indûment payées sur la même durée.
Ce que Kwitance fait pour vous
Kwitance sépare systématiquement loyer hors charges et provisions sur chaque quittance, comme l'exige la loi, et conserve l'historique des provisions encaissées pour préparer la régularisation annuelle sans avoir à reconstituer douze mois de relevés.
Chaque quittance générée est horodatée et vérifiable — ce qui compte le jour où il faut démontrer, décompte à l'appui, que les sommes réclamées correspondent bien à ce qui a été appelé.
